La plupart des équipes commerciales qui utilisent Sellsy font avancer leur pipeline à la main. Un commercial ferme un devis, il ouvre l’opportunité, change l’étape, met à jour le statut. Trois clics, mais multipliés par des dizaines de deals par mois, ça prend du temps et ça génère des erreurs : des opportunités restées en “Proposition envoyée” alors que le devis est signé depuis trois semaines, des prévisions de CA construites sur des données périmées.
Les automatisations Sellsy règlent ce problème. En une heure de configuration, votre pipeline se met à jour tout seul.
Pourquoi automatiser son pipeline ?
Un pipeline mal tenu, c’est une prévision de chiffre d’affaires fausse. Quand un devis est signé et que l’opportunité affiche encore “Négociation”, le directeur commercial pilote sur des données qui ne correspondent plus à la réalité. Les automatisations Sellsy comblent ce décalage en temps réel, sans demander à personne de se souvenir de faire la mise à jour.
Cinq modèles couvrent les cas les plus fréquents.
Modèle 1 — Devis accepté → opportunité passe en “gagné”
Le plus basique et le plus utile. Dès qu’un devis passe au statut “Accepté”, l’opportunité liée bascule automatiquement en statut “gagné”.
Configuration pas à pas :
- Allez dans Paramètres (icône ⚙️ en bas à gauche) > Automatisations.
- Cliquez sur Nouveau puis Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Garder vos opportunités à jour”.
- Le déclencheur est préconfiguré : Devis mis à jour → Statut = Accepté.
- L’action est également préréglée : Mettre à jour l’opportunité → Statut = Gagné.
- Donnez un nom à l’automatisation (par exemple “Devis signé → opport. gagnée”) et cliquez sur Enregistrer.
- Activez-la via le bouton à droite de son nom dans la liste.
À partir de là, chaque devis marqué “Accepté” dans Sellsy fait basculer l’opportunité correspondante en “gagné”, sans que personne n’intervienne.
Modèle 2 — Étape de l’opportunité → mise à jour du statut
Parfois, c’est l’inverse : le commercial fait glisser l’opportunité dans le pipeline, et vous voulez que le statut change en conséquence. Ce modèle couvre ce cas.
Configuration :
- Paramètres > Automatisations > Nouveau > Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Mettre à jour le statut de l’opportunité en fonction de l’étape”.
- Choisissez l’étape qui déclenche l’action (par exemple : “Contrat signé”).
- Définissez le statut cible : “Gagné” ou toute autre valeur selon votre paramétrage.
- Enregistrez et activez.
Utile pour les équipes qui tiennent leur pipeline manuellement mais s’appuient sur le statut pour le reporting.
Modèle 3 — Devis accepté → opportunité avance d’étape
Plus précis que le modèle 1 : au lieu de passer directement au statut “Gagné”, l’opportunité avance vers une étape précise de votre pipeline. Par exemple “Livraison en cours” ou “Onboarding” si votre cycle commercial inclut une phase de delivery après la signature.
Configuration :
- Paramètres > Automatisations > Nouveau > Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Avancer automatiquement vos opportunités”.
- Déclencheur : Devis mis à jour → Statut = Accepté (préconfiguré).
- Action : Mettre à jour l’opportunité → Étape = [choisissez l’étape cible dans votre pipeline].
- Sélectionnez l’étape dans le menu déroulant, enregistrez et activez.
Modèle 4 — Facture payée → opportunité avance d’étape
Même logique, mais le déclencheur est le paiement d’une facture plutôt que l’acceptation d’un devis. Pratique pour les équipes qui distinguent “devis signé” et “acompte encaissé” dans leur pipeline.
Configuration :
- Paramètres > Automatisations > Nouveau > Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Avancer automatiquement vos opportunités avec les factures liées”.
- Déclencheur : choisissez le statut de facture qui vous intéresse (par exemple “Payée”).
- Action : choisissez l’étape cible dans votre pipeline.
- Enregistrez et activez.
Modèle 5 — Tâche terminée → opportunité avance d’étape
Le plus subtil des cinq. Le déclencheur n’est ni un devis ni une facture, mais une tâche avec un label précis. Quand quelqu’un coche cette tâche comme terminée, l’opportunité avance.
Exemple concret : vous créez une tâche “Signature contrat reçue” liée à chaque opportunité en phase de closing. Dès qu’elle est cochée, l’opportunité passe à l’étape “Production”.
Configuration :
- Paramètres > Automatisations > Nouveau > Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Avancer vos opportunités lorsqu’une tâche est terminée”.
- Déclencheur : Tâche mise à jour → Statut = Terminé → Label = [votre label exact].
- Respectez la casse du label tel qu’il apparaît dans vos tâches Sellsy.
- Action : étape cible dans le pipeline.
- Enregistrez et activez.
Dans quel ordre activer ces automatisations ?
Pas toutes en même temps. Commencez par le modèle 1 (devis accepté → statut gagné) : c’est le plus utile immédiatement et le moins risqué. Testez-le sur quelques deals en conditions réelles. Ensuite activez les autres en fonction de vos besoins.
Un point d’attention : si vous activez “devis accepté → étape X” et “étape X → statut gagné” simultanément, les deux s’enchaîneront automatiquement. Vérifiez que c’est bien ce que vous voulez avant d’activer les deux en même temps.
Pour les automatisations plus complexes (conditions multiples, notifications Slack, envois d’emails automatisés), vous pouvez aller plus loin avec Make connecté à l’API Sellsy. Mais pour 80 % des besoins d’un pipeline PME, les cinq modèles natifs suffisent largement.
Pour en savoir plus sur Sellsy et ses fonctionnalités, consultez notre avis complet sur Sellsy.
