La signature d’un devis génère presque toujours deux choses : une facture d’acompte à envoyer et un risque d’oubli si personne ne le crée dans les 24 heures. Des acomptes non facturés à temps, des relances pour des factures qui n’existent pas encore — c’est un classique dans les PME qui gèrent ça à la main.
Avec Sellsy, cette étape peut être automatisée : dès qu’un devis passe au statut “Accepté”, la facture d’acompte est créée en brouillon, prête à être vérifiée puis envoyée.
Modèle — Devis accepté → facture d’acompte en brouillon
Configuration pas à pas :
- Allez dans Paramètres (icône ⚙️ en bas à gauche) > Automatisations.
- Cliquez sur Nouveau > Depuis un modèle.
- Choisissez “Convertir un devis en facture d’acompte”.
- Le déclencheur est préconfiguré : Devis mis à jour → Statut = Accepté.
- Dans l’action, configurez le montant de l’acompte : pourcentage du total TTC (30 %, 40 %, 50 %…) ou montant fixe.
- Nommez l’automatisation (par exemple “Devis accepté → facture acompte”) et cliquez sur Enregistrer.
- Activez-la depuis la liste.
La facture créée apparaît en statut brouillon dans Sellsy. Elle n’est pas envoyée au client. Un membre de l’équipe administrative ou commerciale la vérifie, ajuste si besoin (référence, mentions légales, coordonnées bancaires), et l’envoie manuellement.
C’est voulu : l’objectif est d’éliminer l’oubli de création, pas de court-circuiter le regard humain avant envoi d’une facture.
Modèle complémentaire — Document accepté → facture brouillon
Si votre processus commercial passe par des bons de commande ou d’autres documents Sellsy plutôt que par des devis classiques, un second modèle couvre ce cas.
Configuration :
- Paramètres > Automatisations > Nouveau > Depuis un modèle.
- Choisissez “Convertir un document accepté en facture”.
- Déclencheur : Document mis à jour → Statut = Accepté.
- Précisez le type de document concerné (bon de commande, bon de livraison…).
- Action : Créer une facture brouillon à partir du document.
- Enregistrez et activez.
Modèle complémentaire — Devis accepté → nouvelle opportunité
Un troisième modèle est utile pour les équipes qui créent des devis directement depuis une fiche contact ou prospect, sans passer par une opportunité : “Créer une opportunité lorsqu’un devis est accepté”.
Dès la signature, une opportunité est générée dans votre pipeline. Vous gardez une trace dans votre CRM de chaque deal conclu, même si votre processus commercial est court et ne passe pas par un pipeline formalisé en amont.
Configuration :
- Paramètres > Automatisations > Nouveau > Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Créer une opportunité lorsqu’un devis est accepté”.
- Choisissez le pipeline cible et l’étape de départ (par exemple “Gagné” directement, ou “Delivery” si vous suivez l’exécution).
- Enregistrez et activez.
Combiner les trois automatisations
Ces trois modèles sont conçus pour fonctionner ensemble. Quand un devis est signé :
- Une facture d’acompte est créée en brouillon (modèle 1).
- Une opportunité est générée ou mise à jour dans le pipeline (modèle 3 ou les automatisations pipeline vues dans un article dédié).
- Le prospect est converti en client (modèle expliqué ici).
Tout ça sans une seule manipulation manuelle entre la signature et la notification reçue par votre équipe.
Ce que l’automatisation ne couvre pas
Deux limites à avoir en tête :
Le montant de l’acompte est fixe. Si vous avez des taux différents selon le type de prestation (30 % pour les projets web, 50 % pour les missions de conseil), créez deux automatisations distinctes avec une condition supplémentaire sur un champ personnalisé Sellsy.
L’envoi reste manuel. Pour automatiser l’envoi de la facture lui-même (et non sa création), il faudrait passer par une intégration Make ou Zapier qui utilise l’API Sellsy pour déclencher l’envoi après validation. C’est faisable, mais ça sort du périmètre des modèles natifs.
Pour une vue d’ensemble de Sellsy et de son module de facturation, consultez notre avis complet sur Sellsy.
