Un abonnement qui arrive à échéance sans que personne ne s’en aperçoive, c’est du churn évitable. Dans les PME qui gèrent des contrats récurrents (licences, maintenance, prestations mensuelles), suivre manuellement les dates de fin d’abonnement sur un tableur ou un agenda est une source d’erreurs permanente.
Sellsy dispose d’une automatisation dédiée pour créer une tâche de renouvellement automatiquement avant chaque fin de cycle.
Modèle — Dernière échéance d’abonnement → tâche de renouvellement
Configuration pas à pas :
- Allez dans Paramètres (icône ⚙️ en bas à gauche) > Automatisations.
- Cliquez sur Nouveau > Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Suivre le renouvellement de vos abonnements”.
- Le déclencheur est préconfiguré : Dernière échéance d’abonnement générée.
- Configurez le délai entre le déclenchement et l’échéance de la tâche. Pour un abonnement annuel, 30 à 60 jours avant la fin est un délai raisonnable. Pour un mensuel, 7 à 10 jours.
- Action : Créer une tâche avec le titre de votre choix (par exemple “Renouveler l’abonnement [Client]”).
- Définissez l’assignataire : le responsable de compte, le commercial, ou un rôle fixe.
- Nommez l’automatisation, enregistrez et activez.
La tâche créée apparaît dans la liste des tâches Sellsy du responsable assigné, avec l’échéance définie et un lien vers la fiche client et l’abonnement concerné.
Modèle complémentaire — Document créé → tâche de validation
Pour les équipes qui génèrent des documents (bons de commande, bons de livraison, contrats) qui doivent être validés avant envoi, ce modèle crée automatiquement une tâche de validation dès qu’un document est créé dans Sellsy.
Configuration :
- Paramètres > Automatisations > Nouveau > Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Valider les nouveaux documents”.
- Déclencheur : Document créé (préconfiguré).
- Vous pouvez affiner avec un filtre sur le type de document (bon de commande uniquement, par exemple).
- Action : Créer une tâche “Validation à faire” avec l’assignataire de votre choix.
- Enregistrez et activez.
Utile pour les PME qui ont un processus de validation interne avant d’envoyer un document au client : le créateur du document n’a pas à ping son manager, la tâche apparaît directement.
Modèle complémentaire — Document au statut X → tâche
Plus précis que le précédent : la tâche ne se crée pas à la création du document, mais quand il arrive à un statut précis. Par exemple, quand un devis passe en “En attente de validation” ou quand un bon de livraison passe en “À signer”.
Configuration :
- Paramètres > Automatisations > Nouveau > Depuis un modèle.
- Sélectionnez “Assurer un suivi continu de vos documents”.
- Déclencheur : Document mis à jour → Statut = [choisissez le statut].
- Action : Créer une tâche avec le contexte adapté au statut choisi.
- Enregistrez et activez.
Pour aller plus loin : les rappels email automatiques
Les automatisations natives Sellsy créent des tâches internes, mais n’envoient pas d’email au client. Pour envoyer un rappel automatique au client 30 jours avant la fin de son abonnement, il faut passer par une intégration externe.
Deux options :
- Make connecté à l’API Sellsy : déclenche l’envoi d’un email via Brevo, Mailjet ou tout autre outil quand la tâche de renouvellement est créée.
- Les relances automatiques Sellsy (disponibles dans le module facturation) : pour les abonnements qui génèrent des factures récurrentes, les relances de paiement sont intégrées directement dans Sellsy sans outil externe.
Pour les workflows plus complexes (relance J-60, J-30, J-7, email client + tâche interne + notification Slack), Make est la solution la plus adaptée.
Pour une vue d’ensemble des automatisations Sellsy disponibles, consultez nos articles sur le pipeline d’opportunités, la conversion prospect → client et la facturation automatique après signature.
